Факсимиле. В каких случаях и на каких документах ставить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимиле. В каких случаях и на каких документах ставить?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Небольшая характеристика

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Как избежать неблагоприятных последствий

При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати организации. Законом этот способ не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ

Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.

Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.

Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.

Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Что такое факсимильное воспроизведение подписи

Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.

Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.

Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.

Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:

• направляется одной из сторон;
• оплачивается другой стороной;
• отражает в себе условия договора;
• подкреплена дополнительным соглашением.

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Типичные ошибкиОшибка:

На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий:

Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка:

Таблица соответствия видов дохода и косгу на 2021 год

• Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
• Комментарий:
• В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

• Факсимиле — от древности до наших дней
• Факсимиле на договоре
• Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
• Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
• Снижаем риски при работе с факсимиле
• Факсимиле и электронный документооборот
• Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
• Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
• Итоги

Подписание документов факсимильной подписью

Дьявол кроется именно в том, что выполнение подписи при помощи факсимиле не урегулировано законом, а при возникновении спора суд не всегда может занять вашу сторону.

Однако закон допускает, что договор может содержать пункт о согласии сторон в том, что договор может быть заверен факсимильной подписью.

Мы поможем сделать факсимиле

Онлайн конструктор печатей и штампов на нашем сайте поможет вам делать без дизайнера не только печати. Имея очень легкий для освоения интерфейс, конструктор также может быть использован для изготовления факсимиле. Для этого необходимо загрузить туда векторное изображение подписи (или любой другой картинки) в популярном векторном формате svg, который доступен для экспортирования в любом популярном редакторе векторной графики, будь то Adobe Illustrator, Corel DRAW или свободная и бесплатная программа Inkscape.

С нашим конструктором совсем не трудно сделать печать самому. Вы создаете эскиз, а мы изготавливаем по нему уже готовый штамп. По большому счету, вам даже не придется вставать со своего рабочего места, так как заказ происходит в режиме онлайн, а доставка готовой печати осуществляется в самый короткий срок. По эскизу, который вы разработаете в нашем редакторе, вы можете скачать печать бесплатно и использовать ее в тех целях, в каких вам заблагорассудится.

Когда факсимиле разрешено

Факсимильное воспроизведение подписи разрешено законодательством:

1. В договорах, дополнительных соглашениях, приложениях, протоколах согласования цен.

Основание: Ст. 161 ГК РБ

Примечание: Если обе стороны планируют использовать факсимиле при подписании договоров, желательно закрепить это в отдельном соглашении. Подписано оно должно быть собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон, а также скреплено печатями. Кроме того, стоит предусмотреть в подобном соглашении тот факт, что использование факсимиле допускается на всех договорах, которые могут быть заключены в будущем.

Необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить документы, где это допускается.

Соглашение сторон об использовании факсимиле при совершении сделок может быть достигнуто путем:

• Составления отдельного документа (соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручными подписями и определять перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле)
• Включения условия об использовании факсимиле в подписываемый сторонами договор (договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан сторонами собственноручно)
• Подписания дополнительного соглашения к уже заключенному договору (дополнительное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручно)

Факсимиле – экономия времени или риск?

Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1.

Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации.

Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица.

Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

До 2021 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

• Отсутствие руководителя.
• В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
• Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
• Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле.

При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Счетов-фактур.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

• В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
• В кассовых книгах.
• В бланках по учету сырья.
• В удостоверениях.
• Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
• В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
• В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
• В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
• Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств.

Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем.

Похожие записи:

• Из больницы — в налоговую. Как вернуть деньги, потраченные на лечение
• Исковое заявление в апелляционный суд. Отказ в принятии апелляционной жалобы
• Как составить исковое заявление об установлении факта принятия наследства?