Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем график отпусков на 2023 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
Как сформировать график отпусков на 2023 год
В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.
Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.
Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.
С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.
Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.
Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.
Сколько можно не ходить в отпуск
Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.
Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.
В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.
Вопрос:
Нужно ли включать в график отпусков работников, призванных на военную службу по мобилизации?
Ответ:
Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ в ТК РФ внесены изменения по вопросам социально-трудовых гарантий мобилизованным работникам.
Глава 55 «Особенности регулирования труда других категорий работников» ТК РФ в соответствии с п. 9 ст. 1 Федерального закона № 376-ФЗ дополнена ст. 351.7.
Согласно ст. 351.7 ТК РФ:
-
в случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Федеральный закон № 53-ФЗ) либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;
-
в период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей.
Оформление переноса отпуска в графике отпусков
График отпусков предназначен для того, чтобы составить очередность предоставления оплачиваемых отпусков подчиненным. Наличие этого графика обязательно и для работодателя, и подчиненных.
При переносе отпуска составлять новый график не нужно. Изменения допускается отразить в первоначальном графике.
Если график отпусков оформлен по Т-7, то сотруднику кадрового отдела необходимо заполнить:
- графу 8 – указать основание для переноса отпуска (к примеру, приказ с указанием его даты и номера);
- графу 8 – указать дату перенесенного отпуска;
- графу 10 – при необходимости дополнить документ какими-либо примечаниями.
Возможно ли перенесение по инициативе работодателя?
Ст.124 ТК РФ содержит важное правило для работодателей: запрещается непредоставление отпуска более двух лет подряд. Если работник будет отдыхать реже, то для работодателя это будет нарушение трудового законодательства. Если трудовая инспекция об этом узнает, последует ответственность в виде штрафа.
Таким образом, чтобы обезопасить себя от нарушений, работодателю нужно следить за тем, чтобы сотрудники отдыхали хотя бы один раз в 2 года.
Что касается работника, то он никаких потерь от переноса отпуска на последующие годы не несет. Ежегодный отдых не сгорает и не теряется.
Если он не использован в текущем году, то будет использован в следующем или последующем. А если за весь период работы сотрудник так и не отгуляет положенное отпускное время, то он сможет получить денежную компенсацию за неиспользованные дни.
Может ли работодатель быть инициатором переноса ежегодного отпуска? Руководство может предложить работнику перенести его отдых на другой срок или на следующий год, однако оформить данную процедуру можно только в одном случае — если работник дал свое согласие.
Предложение (уведомление) о перенесении отпускных дней для сотрудника оформляется в письменном виде. Согласие работника (или отказ) также нужно получить в письменном виде — либо ставится отметка на бланке уведомления, либо сотрудником пишется заявление о согласии.
Если письменное согласие на перенос отпуска не получено, то работодатель по своей инициативе в одностороннем порядке не имеет права переносить время отдыха.
Если трудящийся согласен, оформляется приказ, где указываются новые сроки предоставления отдыха. Изменения вносятся в отпускной график.
Причиной перенесения по инициативе работодателя обычно выступает производственная необходимость, под которой может скрываться необходимость присутствия на работе в связи с:
- отсутствием напарника (заболел, взял отпуск за свой счет);
- сильной загруженностью в связи с сезонностью, большим наплывом покупателей, клиентов;
- ввод нового оборудования, производственных линий и др.
Перечень причин ничем не ограничен, но независимо от того, в связи с чем потребовалось работодателю перенести отдыха сотрудника, прежде чем это делать, нужно убедиться в согласии трудящегося.
Законодательные нормы
Условия предоставления, нюансы оформления отпуска наемного служащего согласованы с положениями гл. 19 ТК. Прежде, чем говорить о возможности переноса дней отпуска на новый период, необходимо разобраться, какова допустимая длительность переносимого отпуска.
Основная норма закона обязывает администрацию ежегодно отпускать работников в 28-дневный отпуск с сохранением рабочего места и оплаты. В отдельных ситуациях в обязательном порядке назначаются дополнительные дни отпуска с сохранением оплаты труда:
- Работник задействован на вредном производстве.
- Выполняемые виды работ происходят в опасных для жизни и здоровья обстоятельствах.
- Использование ненормированного режима работы.
- Работа в условиях Крайнего Севера, других особых территориях.
Дополнительные дни могут также получить беременные сотрудницы (на основании ст. 255 ТК), необходимость ухода за малолетним иждивенцем (ст. 256 ТК), обучающиеся на очном отделении (ст.173).
Выгодно ли брать отпуск в январе
Если вы официально работаете пять дней в неделю, в январе у вас будет восемь новогодних выходных, а также шесть, выпадающих на субботы и воскресенья. В результате остаются 17 рабочих дней. Отработали все будни в январе — зарплату получите полностью, несмотря на малое количество рабочих дней.
Сумма отпускных рассчитывается по формуле: средний дневной заработок, умноженный на количество дней отпуска. Средний дневной заработок — это сумма, начисленная за расчетный период, поделенная на количество фактически отработанных в этот период дней.
Если вы пропускаете работу из-за отпуска или по иным причинам, можно потерять в деньгах, ведь каждый январский день стоит дороже. Чтобы рассчитать итоговую сумму, разделите величину месячного оклада на 17 (количество рабочих дней) и умножьте на число фактически отработанных дней. При почасовой оплате труда за январь в 2023 году ставка умножается на число отработанных часов.
Отпуск в январе привлекателен за счет возможности продления новогодних каникул. Многие берут его, чтобы не работать почти весь месяц, но с финансовой точки зрения он невыгоден.
Если важно получить больше отпускных, то предложенные варианты не подойдут. Дело в том, что, пока мы работаем, оплачиваются только рабочие дни, а вот когда отдыхаем, в расчет отпускных входят и выходные. Это значит, что, уходя в отпуск с понедельника, вы не получите выплат за субботу и воскресенье перед ним. А вот если уйти в отпуск с субботы, то деньги за уикенд вы получите.
Стоит также учесть, что праздничные нерабочие дни в любом случае не будут оплачиваться. Поэтому если хотите получить больше выплат, то отпуск выгоднее брать в те месяцы, в которых нет праздничных дней и, соответственно, количество рабочих дней больше, например, в августе или октябре. Самые невыгодные месяцы для отпуска с денежной точки зрения – январь и май.
Как считать, если заявление с 1-го числа
Разберем, как считать дни с 1 по 8 января к отпуску, на примере. Работник подал заявление на ежегодный отдых с 1-го числа на 14 календарных дней. Посчитаем, на сколько дней продлится отдых такого работника за счет праздничных дней.
Если говорить о том, какие дни в январе не войдут в отпуск, то это с 1 по 8-е число — официальные праздники, установленные в Трудовом кодексе, поэтому из расчета их исключаем, и они автоматически продлевают отпускное время. Это значит, что официально отсчет начинается только с 9-го числа. Получаем дату окончания — 22-е число, а 23-го необходимо выйти на работу.
В приказе пишем следующее: «Предоставить Петрову Петру Петровичу, преподавателю верховой езды, ежегодный основной оплачиваемый отпуск за период работы с 01.01.2021 по 31.12.2021 в количестве 14 календарных дней с 1 января по 22 января 2023 года».
Нормативные акты не содержат информации, сколько раз по закону можно переносить отпуск. Однако последний абзац статьи 124 ТК РФ запрещает непредоставление времени отдыха на протяжении 2-х лет подряд, а несовершеннолетним и лицам, занятым трудом в условиях, приравненным сертифицированными комиссиями к вредным с присвоением соответствующего класса или опасным, отпускное время должно предоставляться каждый год.
Работник организации также может быть заинтересован в том, чтобы передвинуть дату начала отдыха. В этом случае перенос отпуска по желанию работника происходит на основании собственноручно написанного им заявления на имя руководителя.
В содержательной части документа необходимо отразить следующие моменты:
- даты начала и окончания отпуска в соответствии с графиком;
- уважительную причину переноса;
- ссылку на подтверждающий документ (при его наличии) либо мотивированное объяснение причин, побуждающих сотрудника просить о смещении даты начала отдыха;
- период времени, на который планируется сдвинуть отпуск.
Если поводом для переноса стали причины, предусмотренные нормами законодательства, к заявлению следует приложить подтверждающие документы или их копии. Это может быть больничный лист, справка об исполнении государственных обязанностей и прочее.
Наниматель обычно соглашается на изменение сроков отпуска по личным причинам, если это не повлечёт за собой негативных последствий для фирмы в целом. В противном случае работник отправится в отпуск по утверждённому графику.
Хочу ходить в отпуск только летом. Так можно?
Трудовое законодательство предусматривает, что во всех организациях каждый год составляется график отпусков. О конкретной дате, когда можно будет отдыхать, работник и наниматель должны договориться.
При составлении графика наниматель учитывает специфику работы и не будет, например, одновременно отправлять в отпуск всех сотрудников одного отдела. Согласно Трудовому кодексу, ваш отпуск должен быть не меньше 24 календарных дней, его можно делить на две части (или больше, если в вашей организации такие правила), но одна из частей в любом случае должна быть не меньше 14 дней.
Если вы хотите отдыхать исключительно летом, то можете договориться об этом с работодателем, но у него нет обязанности предоставлять вам отпуск именно в летние месяцы. Исключение сделано для отдельных категорий работников (например, несовершеннолетних, ветеранов, матерей двух и более детей до 14 лет) — им отпуск предоставляется по их желанию летом или в другое удобное для них время (статья 168 Трудового кодекса), напоминает юрист Екатерина Анисимова.
Документы для оформления
Чтобы оформить законное освобождение от должностных обязанностей с сохранением рабочего места, потребуется предоставить следующие бумаги:
- Составленное заявление с прошением о предоставлении отпуска в установленные даты;
- Справка из медучреждения – требуется, если отпуск оформляется по причине временной утраты трудоспособности;
- Иные документы, которые дают право на оформление отпуска.
При составлении заявления, важно понимать, что документ составляется в свободной форме, но должно содержать следующую информацию:
- Название компании и её адрес;
- Надпись «Заявление»;
- Основное тело документа, которое содержит прошение о предоставлении отпуска;
- Даты начала и окончания отпуска;
- Сведения о наличии дополнительных оснований для оформления очередного отпуска;
- Дата заполнения документа;
- Подпись заявителя.