Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Кто и когда должен заполнить авансовый отчет
В общих словах, авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В нем лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
- сумму, полученную под отчет,
- фактически произведенные расходы, а также
- остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).
Для начала давайте разберемся, кому необходимо составлять авансовый отчет. В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У его должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
- В первую очередь это работники организации. Причем абсолютно любые, начиная от секретаря, которому деньги могут понадобиться на покупку канцелярских товаров или кофе с печеньем, и заканчивая руководителем компании, отправляющимся в командировку на обсуждение долгосрочного договора.
- И, наконец, это могут быть физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор (например, договор оказания услуг или подрядный договор). В обиходе их называют внештатными сотрудниками, поскольку они работают на организацию, не состоя в ее штате. Согласно письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании. В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Оправдательные документы к авансовому отчету с 1 июля 2022
- Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
- Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
- После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
- Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки.
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
- Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
- Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
- Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
- Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
- Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.
Нюансы проведения авансового отчета
Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.
Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.
Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.
Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО
Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.
В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ. Но некоторым продавцам до 01.07.2019 дозволяется использовать типографские бланки. В этом случае структура бланка строгой отчетности должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Так, в БСО должны быть указаны:
- наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
- номер, серия документа;
- название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
- ИНН, адрес поставщика ;
- вид предоставленной услуги;
- сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
- дата расчетов;
- должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.
БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.
Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.
О том, как меняются требования к оформлению БСО с вступлением в силу закона об онлайн-кассах, читайте в материале «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).
С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.
Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Также обратите внимание, что с 1 июля 2018 года НА ВСЕХ чеках должен быть QR-код (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). “Старые” чеки уже, по сути, вне закона.
Заполняем авансовый отчет по командировке: образец 2019 года
Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.
2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.
Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.
Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.
Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:
- Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
- Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
- Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
- Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).
Командировочное удостоверение (2019) — это документ, удостоверяющий время пребывания в служебной поездке.
Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году? В командировки ездят многие работники, но не всем удается отслеживать новые веяния в оформлении документов по служебным поездкам.
Что изменилось и нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2019 году? Ведь само удостоверение отменено.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
- в 2022 году заявление сотрудника не является обязательным требованием для выдачи денег под отчет. Достаточно приказа, распоряжения руководителя компании.
- денежные средства можно выдавать сотруднику вне зависимости от того, погашена ли задолженность по ранее взятым суммам. Однако фирма может установить запрет на повторную выдачу локальным актом, чтобы свести к нулю риски невозвратов.
- перед выдачей денег из кассы проводится сверка расчетов со специалистом.