Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета назначение платежа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Случаи, когда необходимо возместить сотруднику понесенные расходы, выплатить командировочные или оплатить предоставленный авансовый отчет, часто происходят при функционировании предприятия. И у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли заполнять код назначения платежа при переводе под отчет денежных средств.
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Подтверждение факта перечисления зарплаты на карту.
Вопрос о подтверждении организацией государственного сектора перечислений зарплаты на пластиковые карты работников был рассмотрен Минфином в Письме от 07.06.2019 № 02-07-10/42314.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н) утверждены формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений и Методические указания по их применению.
Минфин высказал следующее мнение:
-
требования Приказа № 52н не распространяются на реестр денежных средств с результатами зачислений, направляемый кредитной организацией учреждению, осуществляющему перечисление зарплаты на карту в кредитную организацию;
-
для учреждения первичным учетным документом, подтверждающим исполнение принятых обязательств, является платежный документ, подтверждающий списание денежных средств с лицевого счета учреждения, в том числе перечисление денежных средств на выплату заработной платы;
-
реестр денежных средств с результатами зачислений, направляемый кредитной организацией учреждению, является документом кредитной организации и предоставляется учреждению на основании договора на условиях, предусмотренных таким договором.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 изменились некоторые правила выдачи денежных средств под отчет и сроки представления авансового отчета.
Какие именно нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».
Фрагмент положения о командировках
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Дирижабль" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Положение о командировках ¦
¦ от 18 августа 2014 г. N 8 ¦
¦ ¦
¦ <...> ¦
¦ 4. Порядок возмещения командировочных расходов ¦
¦ 4.1. Общество выдает работнику аванс на командировочные расходы не¦
¦позднее чем за три дня до начала командировки: ¦
¦ - на оплату проезда, проживания; ¦
¦ - суточные. ¦
¦ 4.2. Аванс на командировочные расходы перечисляется на банковские¦
¦карты, открытые работникам в рамках зарплатного проекта. ¦
¦ 4.3. По возвращении из командировки работники представляют в¦
¦бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на¦
¦командировку. ¦
¦ 4.4. Остаток неиспользованных средств работники возвращают в кассу¦
¦Общества после утверждения руководителем авансового отчета, составленного¦
¦по итогам командировки. ¦
¦ <...> ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника например, кредитов , блокировкой карточки работника. Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.
- При оплате работы/услуги в графе «Назначение платежа» укажите номер и дату договора (номер и дата счёта), на основании которого осуществляется расчёт.
- Желательно чтобы сумма платежа была соизмерима с размерами и оборотами компании.
- Приведите номера, наименования и даты других документов, оправдывающих операцию по перечислению средств — № и дата счета, № и дата акта сдачи-приёмки работ, № накладной и т.д.
- Укажите за какие товары, работы/услуги вы перечисляете оплату (приложение № 1 к Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). Если товаров много можно обобщать или указать самые дорогие товары из списка.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2021 году см. по ссылке.
- В-третьих, с 01.06.2020 в реквизите 20 «Наз. пл.» при выплате подотчетных нужно указывать код 2.
Подробная информация о том, как работать с кодами доходов, есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Обзор.
Именно код выплаты и указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2021 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2021 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Назначение платежа при оплате суточных командировочных расходов
» Жилищное право В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.
Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:
- возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).
- суточные;
- оплата дней, проведенных в командировке;
На основании ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов.
Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы. Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.
Первая из них гарантирует сохранение средней зарплаты за отработанное в командировке время, вторая определяет виды расходов, подлежащие компенсированию:
- суммы, затраченные на наём жилья;
- другие расходы, произведённые по указанию или по согласованию с администрацией.
- суммы, затраченные на обеспечение других потребностей — суточные;
- затраченные на проезд к месту назначения денежные средства;
Проще всего эти выплаты разделить на три группы:
- Возмещение подтверждённых документально расходов.
- Суточные.
- Заработная плата.
Более детально вопросы командирования и оплаты связанных с этим затрат раскрывает утверждённое Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 Положение о командировании (далее — Постановление №749).
Как сделать перевод подотчета на карту сотрудника
До внедрения данной системы, компании выдавали подотчетным сотрудникам денежные средства наличными или перечисляли их на расчетные счета. Однако такой способ реализации платежей имел ряд проблем и ограничений. Во-первых, бухгалтерам приходилось вести учет денежных средств, выданных подотчетникам, а также контролировать их правильное использование. Во-вторых, подотчетники часто сталкивались с проблемами при оплате услуг и покупке товаров, особенно в случаях, когда требовалась наличность.
В 2017 году компания Центрального банка предложила своим клиентам новую услугу – перевод подотчета на карту сотрудника. Суть этой услуги заключается в том, что деньги, выдаваемые подотчетникам, перечисляются на их карты, а не выдаются наличными или перечисляются на расчетные счета. Такой перевод облегчает процесс учета и контроля расчетов, а также упрощает процедуру компенсации сотрудникам.
Для оформления перевода подотчета на карту сотрудника необходимо выполнить следующие шаги:
- Подотчетнику необходимо открыть банковскую карту. Для этого он должен обратиться в банк и подписать документы, предоставленные банком.
- Подотчетник должен предоставить компании информацию о своей банковской карте, включая номер карты и название банка.
- Компания должна оформить поручение на перевод подотчета на карту сотрудника. В поручении должны быть указаны данные сотрудника (ФИО, должность), номер карты, название банка и сумма перевода.
- Поручение должно быть подписано руководителем компании или уполномоченным лицом.
- После оформления поручения, компания должна передать его в банк для выполнения перевода.
Таким образом, перевод подотчета на карту сотрудника позволяет упростить процедуру расчетов и обеспечить более удобные условия для сотрудников. Он также помогает компаниям эффективно контролировать расходы и осуществлять учет подотчетных средств.
Важно отметить, что при переводе подотчетных средств на карту сотрудника необходимо учесть налогообложение. В соответствии с действующим законодательством, сумма перевода может быть облагаема НДФЛ. Поэтому при оформлении поручения необходимо уточнить настоящее назначение перевода и правильно заполнить документы в соответствии с требованиями банка и налоговой службы.
Ниже приведена формулировка поручения на перевод подотчета на карту сотрудника:
| № | ФИО сотрудника | Должность | Номер карты | Название банка | Сумма перевода |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 1234 5678 9012 3456 | Банк «Альфа» | 10 000 рублей |
Таким образом, перевод подотчета на карту сотрудника является более удобным и эффективным способом осуществления платежей компании. Он облегчает процесс учета, контроля и компенсации подотчетных средств, а также упрощает процедуру оплаты услуг и покупки товаров.
Назначение платежа при переводе денег на командировку
» Но безопаснее будет внести изменения в договор с обслуживающим банком о сохранении тарифов при перечислении подотчетных сумм на карты сотрудникам.
Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях: — оплаты командировочных расходов; — компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами.
Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. Вопрос: Можно ли перечислять средства на командировочные расходы и хозяйственные расходы на лицевой зарплатный счет сотрудника?
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет.
Какие могут быть последствия при неправильном оформлении
Если в процессе оформления назначения платежного поручения были допущены ошибки, события могут развиваться по 2 сценариям:
- Банк попросту откажется принять такую платежку, поскольку в некоторых банковских учреждениях утверждены конкретные примеры форм назначения платежей. В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
- Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.
На что тратить деньги в подотчет
Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:
- Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
- Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
- Представительские расходы.
Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:
- заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
- приказ руководителя о выдаче средств подотчет.
Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.
Неоднозначные ситуации
|
Ситуация |
Решение |
|---|---|
|
Заявление на выдачу денег |
|
|
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. |
По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор). |
|
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. |
Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо. |
|
Лимит выдаваемых сумм |
|
|
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). |
Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними. |
|
Внештатный работник |
|
|
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. |
С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. |
|
Материальная ответственность |
|
|
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. |
Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85 . Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора. |
|
Использование банковских карт |
|
|
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. |
Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях: Оплаты командировочных расходов; Компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. « »; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13). Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее: Предусмотреть такую возможность в локальном акте; Указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма; Получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту. |
Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!
Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!