Что нужно знать про командировочные расходы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать про командировочные расходы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Расходы без онлайн-чека.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

• при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

• при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

• по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
• по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

Вот примеры проводок:

• Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
• Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
• Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.

Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.

Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.

В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

За какие чеки будут штрафовать в 2022 году?

Указание тега 1227 необязательно при использовании формата фискальных данных версии 1.05. При использовании версий 1.1 и 1.2 данные реквизиты обязательны только в электронной версии квитанций, в печатной версии их обозначение остается на усмотрение продавца. Кроме того, ИНН предприятия необходимо прописывать в квитанциях с версией ФФД 1.1. При версии 1.2 ИНН указывается лишь в электронной версии чеков, а вот при версии 1.05 это реквизит может и вовсе не прописываться.

При осуществлении продаж турпутевок сотрудники должны указывать определённые реквизиты. Пробивая квитанцию о реализации туристической поездки, обязательно нужно указать признак агента, а также следующие реквизиты:

• Наименовании организации, осуществляющей продажу турпутевки.
• Наименование компании-покупателя, личные данные предпринимателя или физического лица.
• ИНН покупателя (если это юридическое или физическое лицо). Если данный документ отсутствует у потребителя, то следует указывать данные удостоверяющего документа.

Строку «предмет расчета» (тег 1059) необходимо заполнить, вписав наименование туристической поездки.

Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?

Изменения по подотчетным суммам в 2022 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса. Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

Как уже было отмечено, такие расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Аналогичное мнение было высказано контролирующими органами в Единой базе в подкатегории 103.17.

Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:

• сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
• кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
• работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
• по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.

Москве от 19.05.2004 N 29-12/34067, Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1). В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ.

В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа. Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу

Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:

Наименование продающей компании или данные ИП. Порядковый номер квитанции — с началом новой смены нумерация обнуляется. ИНН предпринимателя или компании, осуществляющей продажу товара или услуги. Информация о признаке расчета. Подробное название купленного продукта, услуги или работы. Количество купленных продуктов или оказанных услуг.

Цена за единицу продукта. Общая сумма по каждому товару. Итоговая сумма покупки. Режим налогообложения, используемый продавцом. Форма оплаты покупки — наличный или безналичный расчет. Номерной знак кассовой техники и ФН. QR-код и прочее.

Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.

Какие чеки принимать к авансовому отчету

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

• Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
• Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

• Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
• Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

1. При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
2. Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
3. Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).

Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера

Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность. В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя.

Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.

Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г. N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.

Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.

На что должен обратить внимание бухгалтер?

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).

Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:

• перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
• услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.

Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.

Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

• чек ККТ;
• пассажирские билеты, посадочный талон;
• товарные чеки/накладные;
• квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с оформлением кассовых чеков — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине) и проездных документов в виде бланков строгой отчетности. Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.

При покупке бумажного ж/д билета (допустим один из вариантов):	При покупке электронного билета:
Либо железнодорожный билет с напечатанными на нем реквизитами кассового чека, либо QR-кодом. В этом случае кассовый чек не обязателен; Либо железнодорожный билет и кассовый чек, если на билете нет реквизитов чека или QR-кода.	Контрольный купон электронного проездного документа с реквизитами чека или QR-кодом; Контрольный купон электронного проездного документа и кассовый чек, если на документе нет реквизитов чека или QR-кода.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Похожие записи:

• Выплата детского пособия и пенсии по потере кормильца
• Пособие на третьего ребенка в 2023 году
• Субсидии по ЖКХ для пенсионеров в 2023 году