Как восстановить трудовую книжку при утере в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку при утере в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Порядок действий при потере трудовой

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.

Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.

При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.

Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.

Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.

Получение дубликата работающим гражданином

Если человек официально трудоустроен в какой-либо организации, его книжка хранится у работодателя. Но сотрудник может запросить ее на руки на некоторое время, например, для предъявления в органы социального страхования или иные инстанции. Список ситуаций, в которых работодатель имеет право выдать на руки документ, перечислен в ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Естественно, в ходе пользования, гражданин может потерять или испортить книжку. Чтобы восстановить потерянную трудовую книжку в такой ситуации необходимо обратиться в отдел кадров по месту работы с соответствующим заявлением. Бланки заявлений обычно имеются у кадровика.

После подачи обращения, дубликат ТрК будет восстановлен в течение 15 дней (этот срок также регламентирован законом). Сотрудник должен быть приглашен в отдел кадров, чтобы удостовериться в готовности документа и расписаться в нем.

Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь

Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.

К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.

Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:

• Документ удостоверяющий личность (паспорт);
• Пустая трудовая книжка;
• Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
• Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
• Сведения о переводах и новых назначениях;
• Данные от ПФР о трудовом стаже.

Какие документы потребуются

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

• Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
• Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
• Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
• Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
• Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
• Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Потеря трудовой книжки работодателем что делать

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

• во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
• во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
• в надлежащем хранении и выдаче;
• в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

• на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
• на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

• Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
• Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
• Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Источники:

• постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225
• Трудовой кодекс РФ
• Кодекс об административных правонарушениях
• Уголовный кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Пример искового заявления при утери работодателем трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

• потеря ее самим работником;
• утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
• ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
• массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

• надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
• сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
• сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
• сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Если же у вас украли или вы потеряли трудовую книжку, в которой зафиксировано около десяти, двадцати и более драгоценных лет вашего трудового стажа, то вы вправе заявить о данном неприятном инциденте вашему работодателю с последнего места работы. Делается это так же, в форме письменного заявления.

Как правильно хранить трудовую книжку

Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.

Для хранения заводят специальные книги учета:

	Бланк	Действующие документы
Наименование документа учета	Приходно-расходная книга	Книга учета движения
Где утверждена форма	Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69	Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69
Кто хранит	Бухгалтерия	Кадровая служба
Где хранить	В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении

Повсеместное использование сейфов

Пользуются ими не только банковские служащие. Но и:

1. Военные;
2. Силовые органы (полиция например);
3. Различные органы гос. власти работающие с секретной документацией и т.д.

Хранение отдельных документов в сейфах это все еще не архаизм. А естественная необходимость.

Интересный факт: одна из поднятых подводных лодок Кригсмарине (Военно-морские силы 3 Рейха) в Норвегии содержала сейф. Несмотря на то, что она пролежала на морском дне чуть ли не 70 лет, документы находящиеся в ней почти не пострадали. Именно благодаря тому,что лежали в специальном несгораемом сейфе. Естественно, большую роль сыграло еще и то, что они были как следует упакованы.

Но такое количество времени в открытом море они точно бы не пролежали. Так как даже самая прочная упаковка со временем разрушается. Особенно в условиях, которые создает морская вода и холод. Поэтому сейф тут сыграл решающую роль, вне всякого сомнения.

Что до современного хранения документов в сейфах, то со временем это переродилось в иную форму. Теперь в сейфах могут хранить жесткие диски например. Эта практика широко используется в дипломатических посольствах. Такие сейфы не только взломоустойчивые, но еще и несгораемые. А значит, информацию можно будет сохранить. Даже если произойдет пожар.

Для этого, у каждого ведомства существует своя собственная внутренняя регламентация. Это акты и приказы, устанавливающие требования к хранению документации. И порядок ее хранения.

В теории, вы можете поставить сейф где угодно. Даже рядом с кроватью. Но по-хорошему, его надо устанавливать так, чтобы доступ к нему у посторонних был ограничен. В идеале, его устанавливают капитально в одну из ниш в стене. Это решает сразу несколько проблем:

1. Злоумышленникам придется основательно его поискать;
2. Доступ к боковым стенкам перекрыт.

Неожиданный «сюрприз»

Вы приходите домой, и обнаруживаете что дверь открыта. В идеале, нужно встать так, чтобы просматривалась входная дверь. И вызвать полицию.

По прибытию проследите за тем, чтобы:

1. Сотрудники составили опись пропавшего имущества;
2. Описали повреждения;
3. Заполнили все протоколы.

После этого вам предложат ознакомиться со всеми представленными документами. И подписать их. В случае, если все описано верно.

После этого вам остается лишь ждать. И считать убытки. Ускорить работу полиции можно только дополнительной информацией. Неплохо будет вспомнить:

1. Кто мог иметь доступ к сейфу;
2. Кто знал код;
3. Кто знал о его наличии;
4. Кто недавно был в гостях и т.д.

Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки

Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.

Они предпочитают придумывать отговорки:

1. Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
2. Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
3. Документальная путаница.

Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).

С какой целью оформляется формуляр

Не нужно безответственно относиться к личностным документам. Все они разрабатывались законодателями, несут в себе определенную цель, а потеря, порча любого, придаст много хлопот, прежде всего их обладателю затем виновнику происшествия.

Когда предприниматель ведет наем сотрудников, при официальном трудоустройстве, он обязан потребовать своеобразное удостоверение работника о его прежней работе, уровне профессиональной специализации. Получив на руки сертификат, в обязанность работодателя входит бережное хранение трудовой на протяжении всей деятельности сотрудника, на этом предприятии.

А кто отвечает, если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику при увольнении из этой безответственной организации? Без такого обязательного документа у него возникнут проблемы со следующим трудоустройством, не все руководители верят на слово, принимают положительно причину как неряшливость прежнего нанимателя.

Можно обратиться в ПФР.

Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:

• если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
• если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.

Таким образом, сложность восстановления документа и инстанции в которые придется обратиться виновнику пропажи всегда зависят от конкретной ситуации. В частности, для восстановления трудовой можно обращаться:

1. К работодателю;
2. Ко всем прежним работодателям;
3. В архив;
4. В ПФР и так далее.

Наказание за кражу документов

Начать стоит с указания о том, что похищение, повреждение, уничтожение или сокрытие официальных документов — это статья 325 Уголовного кодекса РФ. Подобного рода действия, как правило, носят характер прямого умысла. Осуществляются они из-за личной заинтересованности или корысти. Украли документы? Украли водительское удостоверение? Это поистине преступные деяния, результатом которых могут быть следующие виды наказаний:

• штраф до 200 тыс. рублей;
• штраф в размере заработной платы обвиняемого до 18 месяцев;
• осуществление обязательных работ сроком до 500 часов;
• осуществление исправительных работ сроком до двух лет;
• принудительные работы сроком до одного года;
• лишение свободы сроком до года;
• заключение под арест до 4 месяцев.

Если был доказан прямой умысел преступного деяния, то любое из представленных наказаний может быть вполне реальным. Что подразумевается под прямым умыслом? Это представление о возможных отрицательных последствиях, понимание того, что совершается преступление. Например, грабители, похитившие автомобиль, но не догадывающиеся, что в нем находятся документы на машину, будут осуждены за похищение авто, но не за похищение документов.

Похожие записи:

• поиск и проверка информации
• Изменения в законодательстве с 2023 года: главное
• Наследники по праву представления — кто это?