Договор на аренду автомобиля (с физическим лицом)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор на аренду автомобиля (с физическим лицом)». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Аренда авто у ИП без экипажа

При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.

То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.

Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.

Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?

«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).

Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.

Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.

Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:

1. Номер документа, наименование и дата его выдачи.
2. Срок рейса (не более одного месяца).
3. Информация о собственнике.
4. Информация о транспортном средстве.
5. Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
6. Дата начала и окончания рейса.
7. Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
8. Дата и время медицинского осмотра водителя.
9. Информация о прохождении техосмотра.

Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто

Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:

• различное топливо (газ, дизель, бензин);
• смазочные материалы;
• специализированные жидкости (охлаждающие, тормозные).

Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.

Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:

1. Стоимость ГСМ (без налога на дополнительную стоимость). Дт 10 — Кт 60.
2. НДС по бензину. Дт 19 — Кт 60.
3. Списание расходов на ГСМ. Дт 20, 26, 44 — Кт 10.

Форма и статус договора. Согласно требованиям ст. 643 Гражданского кодекса договор аренды автомобиля без экипажа:

• заключается в письменной форме независимо от срока договора;
• не требует государственной регистрации.

Объект договора. Согласно ч. 3 ст. 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:

• марку машины;
• год выпуска;
• цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Обратите внимание: работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):

• отмечены при заключении договора;
• известны арендатору заранее;
• обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке его действия;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
7. показания одометра при выезде и при заезде;
8. дата и время выезда и заезда в гараж;
9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

Авто сотрудника используется в служебных целях: документальное основание

На основании ст. 188 ТК РФ, сотрудник, использующий личный автомобиль в служебных целях, либо передавший ТС в пользование компании, вправе на получение от работодателя денежной компенсации, а также возмещения расходов за обслуживание ТС, расход ГСМ, т.п.

Работодатель и сотрудник могут оформить передачу ТС в пользование компании одним из следующих способов:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору, согласно которому предусматривается сумма компенсации за пользование авто, перечень возмещаемых расходов.
2. Договор аренды автомобиля, в рамках которого сотруднику выплачиваются арендные платежи, а также возмещение расходов на обслуживание авто.
3. Договор безвозмездного пользования, на основании которого сотрудник получает лишь возмещение расходов на ГСМ, техобслуживание, т.п., но не имеет права претендовать на компенсацию за пользование личным автомобилем. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем.

В общем порядке компании, использующие личное авто сотрудника в производственных целях, оформляют с работником договор аренды ТС без экипажа. В рамках данных правоотношений:

• работник получает заработную плату по трудовому договору (должность водитель, водитель-экспедитор, т.п.);
• компания выплачивает работнику арендную плату за пользование авто, а также компенсацию расходов на ГСМ, обслуживание ТС.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов. На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Расходы на аренду автомобиля

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

1. Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Что такое аренда автотранспорта

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

• Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
• Заключить соглашение на безвозмездной основе;
• Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

---

Иногда аренда транспортного средства гораздо выгоднее, чем владение им. Обслуживание, амортизация, хранение… все это лишние расходы, если Вы не пользуетесь транспортом ежедневно. А если Вы арендодатель? Всегда существуют риски, что недобросовестный арендатор оставит Вас в убытке.

Так давайте подумаем, почему важно заключить договор и по каким причинам этого не делают? Многих останавливает юридическая сторона вопроса. Приходится подписывать много документов, формулировки которых не всегда понятны простому человеку, не «обременённому» юридическим образованием. Что, если в документах есть «подвох», который потом будет стоить Вам потери немалых денег, сил, а главное времени?

Именно поэтому мы предлагаем уже проверенные на любые «подвохи» документы. Все договора тщательно проработаны профессиональными юристами, заполнить их не составить никаких трудностей, достаточно подставить только данные арендодателя, арендатора, суммы и даты и в индивидуальных случаях, прописать дополнительные условия.

Но достаточно ли только договора? Какие именно документы потребуются и какие моменты стоит учесть сторонам, чтобы полностью обезопасить себя, подписывая договор аренды транспортного средства без экипажа? Об этом далее.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?

Ответ: да, можно.

За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.

Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).

Порядок компенсации использования по ТК

Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.

При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:

Сторона	Выгода	Недостатки
Работодатель	Не требуется обслуживание имущества	Не свое имущество, увеличение объема документации
Работник	Получает полную компенсацию и авто остается в собственности	Если не работал, то не начисляется компенсация

Что указать в расчете

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

​​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

Заполнение договора аренды автомобиля

1. В первую очередь следует заключить сам договор аренды. Его нужно заполнить и распечатать на одном листе формата А4 с двух сторон. Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждого из участников сделки.

2. Передачу автомобиля в аренду следует зафиксировать с помощью акта приема-передачи (страница 3). В пункте 2 акта нужно описать все недостатки, которые есть у автомобиля в момент его передачи в аренду. Этот список неисправностей потребуется продавцу впоследствии, при возврате автомобиля.

3. Возврат автомобиля фиксируется с помощью другого акта приема-передачи (страница 4). В этот акт вносятся недостатки, которые есть у автомобиля после завершения срока аренды. Если у автомобиля появились какие-то новые повреждения, то они должны быть устранены за счет арендатора.

Подведем итоги:

• Для передачи автомобиля другому водителю может использоваться как доверенность, так и договор аренды.
• Использование доверенности может вызвать определенные проблемы у собственника машины.
• Заключение договора аренды требует чуть больше времени, зато этот договор защищает автовладельца от возможных претензий со стороны ГИБДД и владельцев других автомобилей.

Удачи на дорогах!

Форма и виды договора

Для контрактов, связанных с арендой автомобиля, законодательно определена простая письменная форма. Это значит, что договор заключается между сторонами без обязательного нотариального удостоверения сделки.

Виды договоров об аренде автомобиля могут быть следующими:

1. Аренда с водителем (или экипажем). В силу этого договора арендатор получает в свое распоряжение не только автомобиль, но и шофера. Отдельно договор обговаривает оплату услуг водителя за счет арендатора или арендодателя. При этом виде аренды не предполагается разграничения гражданской, административной или уголовной ответственности. Она остается на арендодателе;
2. Аренда без водителя. Контракты такого вида могут быть как возмездными, так и безвозмездными.

Похожие записи:

• После кассации как подать жалобу в Верховный суд
• Налоговые каникулы: ликбез для предпринимателей
• 12 важных вопросов про налоговый вычет на покупку квартиры