Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
Пример:
«ООО «Интаер»
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
С. Л. Петрову
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
- Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
Пример:
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
- Далее приступаем к написанию самого текста письма.
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
- Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
- Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.
«Директор К.С. Иванов
Голубева И.В.
349-45-97».
Плюсы от сопровождения резюме
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
- продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
- подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
- выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
- индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
- показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
Пример:
«ООО «Интаер»
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
С. Л. Петрову
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
- Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
Пример:
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
- Далее приступаем к написанию самого текста письма.
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
- Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
- Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.
«Директор К.С. Иванов
Голубева И.В.
349-45-97».
Роль сопроводительного письма к документам
Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:
- Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
- Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
- В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
Кто должен подписывать сопроводительное письмо
Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо , то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.
Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.
В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.
Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.
По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП. При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок. Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.
Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.
Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Чтобы избежать явления массовых посланий, предпочтительнее начинать такое письмо, адресованное конкретному человеку. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имен этих сотрудников, обратитесь к менеджеру в письменном виде.
Их полное наименование можно найти в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) на сайте налоговой инспекции.
Затем перечисляется основной текст и дается краткое изложение предложения. Опишите, что именно вы предлагаете. Это может быть услуга или товар. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и ваши контактные данные.
Из вежливости к отправителю заполните сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Например, «уважение» или «мы надеемся на сотрудничество с вами». Напротив этих фраз следует поставить подпись, имя и должность лица, подписавшего письмо.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как уже отмечалось, самой важной частью сопроводительного письма к документу является приложение. Поэтому уделите особое внимание вопросу обучения именно в этой детали. Независимо от способа оформления вложений, профессиональная практика адресации требует полного перечня прилагаемых к письму документов с указанием количества копий и листов каждого из них.
Если эта информация отсутствует, сопроводительное письмо теряет смысл.
Поэтому, если документы, которые необходимо отправить, уже перечислены в теле письма, нет необходимости называть их еще раз. Достаточно указать количество экземпляров и количество копий. См. пример 1.
Пример 1.
Выдержка из текста и примечание о вложениях (вложения называются в теле письма)
Если вложение не упоминается в тексте письма, его название должно быть указано в дополнение к количеству. Если пакет содержит более одного документа, вложения нумеруются. См. пример 2.
Пример 2.
Поле основного текста и приложения (названия приложений указаны в приложениях)
В ГОСТ Р 6. 30-2003 указано, что для некоторых приложений слово, заканчивающееся перед двоеточием, является «приложение:», в этом случае рекомендуется описывать приложение с помощью формы множественного числа «приложение:» следующим образом Пример 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. А во-вторых, сами авторы этого ГОСТа позже «исправили» его, когда стали объяснять его применение в методических рекомендациях. Выдержки из этих двух документов приведены ниже.
Однако многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе. Даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте этого.
Причины этого были объяснены.
ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к формату документов».
3. 21.. Если письмо содержит приложения, не названные в тексте, то указывается их название, количество листов и количество экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются.
Организационные и административные документы. Требования к оформлению документа; методические рекомендации по применению ГОСТ Р 6. 30-2003.
3. 16… Если в письме имеются приложения, не упомянутые в тексте, то указываются их названия, количество листов и количество экземпляров, а если приложений несколько, то они нумеруются.
Существуют также различия в том, как слово «приложения» пишется в тексте письма. К ним относятся строчные или прописные буквы, наличие или отсутствие знака «нет». Важно отметить, что существует множество способов написания названия документа, содержащегося в тексте сопроводительного письма.
Для сравнения см. пример 3. Во втором случае уместно написать в скобках, что документ прилагается.
Следующий пример показывает, что делать в противном случае. Все варианты являются правильными. Важно соблюдать единообразие надписей.
Еще лучше, если выбор и указание вариантов в инструкции по делопроизводству организации (или в другом местном нормативном акте по таким вопросам) обеспечит единообразие всех документов и уменьшит путаницу среди сотрудников исполнительных органов.
Пример 3.
Образец сопроводительного письма
|