Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая кассовая дисциплина в 2024 году порядок ведения всех кассовых операций». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Упраздняются требования к заявлению, которое подает подотчетное лицо на выдачу денег. Так, ЦБ больше не обязывает указывать в заявлении сумму налички, срок, на который она выдается, ставить подпись руководителя и дату. Правда, не будет оговорено также и то, что бумага составляется в произвольной форме. Или все это будет полностью отдано на откуп самим хозсубъектам, или же – ЦБ позднее разработает обязательную для примения форму заявления, где придется проставлять все необходимое.
Более удобные правила подотчета
Вводится правило о том, что распорядительный документ можно оформлять на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. При этом в таких документах должны указываться фамилии и инициалы подотчетников, а также суммы и сроки выдачи.
Также не будет на нормативном уровне регламентирован срок, когда подотчетное лицо должно отчитаться. Пока что это не более трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу. После вступления новых указаний в силу срок для сдачи авансового отчета будет устанавливаться руководителем юрлица или индивидуальным предпринимателем.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Выполнение наличных расчётов
Использование денег при расчёте с поставщиками, подрядчиками допускается законом при выполнении условия, что сумма сделки не превышает определённую величину. В рамках одной сделки предел суммы составляет 100 000 рублей. Ограничение действует, если обе стороны являются юридическими лицами. Если хотя бы одно является физическим лицом, кассовая дисциплина для ООО ограничения не предусматривает.
Выдача зарплаты, командировочных, подотчётных сумм ограничения не имеет. Только в случаях. когда физическое лицо выполняет действия от имени предприятия, на которые выдана доверенность.
Есть траты, где запрещается использовать наличные финансовые средства. Это платежи за арендуемое помещение, выплаты держателям акций (дивиденды), процентов по кредиту.
Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:
- как будет осуществляться приём и выдача наличности;
- составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
- правильное хранение денежной наличности;
- установление и соблюдение кассового лимита;
- ведение кассовой книги;
- сдача в банк свободной наличности.
Обращение с документами кассовой дисциплины
Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.
Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:
- при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
- при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).
Знание кассовой дисциплины. Что это такое
Знание кассовой дисциплины предполагает, что компания соблюдает все нормы действующего законодательства по проведению операций с денежными средствами (это также относится и к предпринимателям).
Эти требования можно подразделить на несколько крупных блоков, включающих в себя более мелкие нормы и условия:
Первый блок — составление необходимых документов, которые отражают движение наличности в кассе. Главный бухгалтер, кассир или иной работник должен обеспечить составление обязательных отчетов. Например, приходные и расходные ордера (ПКО, PKO) должны сопровождать выдачу денег из кассы и их поступление. Важно правильно заполнять все реквизиты, чтобы оформленные документы считались действительными. Кроме того, ПКО и PKO должны вноситься в специальную кассовую книгу компании, что позволяет ежедневно проводить сверку фактических и задокументированных операций с наличными деньгами.
Примечательно, что с внедрением онлайн-касс, перечень требуемой документации сократился. Раньше требовалось дополнительно составлять такие формы, как ТОРГ-1, КМ-1 и другие. Введение онлайн-ККТ сделало составление таких отчетов необязательным (что подтверждается в разъяснениях Минфина от 16 сентября 2016 года N 03-01-15/ 544413).
Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ
Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Налоговая периодически проверяет, как бизнес соблюдает кассовую дисциплину. Если найдут нарушения, то выпишут штрафы:
- Должностным лицам и ИП — на 4000-5000 ₽.
- Организациям — на 40 000-50 000 ₽.
Нарушения кассовой дисциплины и сроки давности для предъявления штрафных санкций
Ответственность за нарушение ведения операций с ККТ является административной и регулируется Кодексом об АП (статья 4), штрафные санкции предъявляются согласно закону № 290-ФЗ с 2016 года.
Если нарушение кассовой дисциплины не относится к применению ККТ, то срок для предъявления штрафных санкций – 2 месяца.
Если проверяющие установят случай неприменения ККТ в течение последнего года (срок для привлечения за нарушения с ККТ – 1 год), то:
- должностное лицо должно будет уплатить штраф в размере до 50 % от выявленной суммы и не менее 10 тыс. р.;
- юридическое лицо – до 100 % суммы выявленного нарушения и не менее 30 тыс. р.
Если такие нарушения носит систематический характер, срок для предъявления будет считаться от даты установления его проверяющими.
При вторичном выявлении фактов неприменения контрольно-кассовой техники, когда сумма расчетов, установленных с нарушениями, превысит 1 млн р., может быть приостановлена деятельность фирмы или ИП на срок до 90 дней, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет.
Если установлены нарушения лимитов расчета наличными как плательщиками, так и получателями, КоАПом предусмотрены штрафы:
- до 5 тыс. р. – для ИП и должностных лиц;
- до 50 тыс. р. – для юридических лиц.
Если выявляются другие нарушения, когда используется ККТ, не соответствующая требованиям законодательных актов как в техническом плане, так и по нормам регистрации аппаратуры, то:
- должностное лицо наказывается предупреждением или штрафом до 3 тыс. р.;
- юридическое лицо – предупреждением или штрафом до 10 тыс. р.
Операции с денежной наличностью требуют от большинства хозяйствующих субъектов применения ККТ. Исключения составляют некоторые виды деятельности для ИП и самозанятых, для работающих на патенте.
В соответствии с новыми требованиями для принятия наличных денег используются онлайн-кассы, которые полностью прозрачны для контроля надзорными органами в режиме реального времени. Поэтому какие-либо значительные некорректные операции будут незамедлительно выявлены ФНС, что может привести к проведению внеплановой проверки как работы ККТ, так и ведения кассовых операций в целом.
Кроме нарушений с ККТ, не останутся без внимания случаи несвоевременного оформления кассовых документов, неполнота оприходования выручки, отсутствие книг или журналов, предусмотренных внутренними документами по соблюдению кассовой дисциплины на предприятии. Не стоит безответственно относится к авансовым отчетам, так как в случае выявления длительных сроков задержки возврата подотчетных сумм подотчетному лицу могут начислить НДФЛ на задержанные суммы (ВАС РФ № 14376/12 от 05.03.2013).
Если при очередной проверке предприятие отделалось предупреждением за выявленные нарушения или штрафные санкции не были предъявлены из-за пропуска срока давности, такие компании или ИП станут в будущем предметом пристального внимания органов ФНС.
Важные изменения законодательства
Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:
- поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
- ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
- изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.
Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:
|
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций |
|
|---|---|
|
Отменено/изменено |
Суть изменений в правилах ведения операций с наличными |
|
П. 5.2 утратил силу |
П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54 |
|
П. 5.1 изменен |
П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты |
|
П. 6.1 изменен |
П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе |
|
П. 6.2 изменен |
П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись |
|
П. 6.3 изменен |
П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014) |
|
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу |
П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету |
Как видим, кассовая дисциплина с принятием последней редакции указания 3210-У значительно изменилась.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Новшества 2020 года для онлайн-касс
Самые существенные изменения касаются кассовой дисциплины при онлайн-кассах. С июля 2020 года применение онлайн-кассы обязательно практически для всех категорий налогоплательщиков. Даже самозанятые физические лица затронуты в новой редакции закона № 54-ФЗ. Но исключения остались. Чиновники определили лишь три категории экономических субъектов, которые еще могут работать без онлайн-ККТ — собрали их в таблице.
|
Категория коммерсантов и вид деятельности |
Как применять кассовую дисциплину |
|---|---|
|
Бизнесмен, зарегистрированный в качестве ИП, осуществляющий деятельность без работников в сфере:
Независимо от того, какая система налогообложения применяется коммерсантом (ПНС, УСН, ЕНВД). |
Закон о ККТ не обязывает таких налогоплательщиков выдавать фискальную документацию установленного образца. Следовательно, требовать с ИП без работников фискальный чек или БСО бессмысленно. Достаточно получить от коммерсанта расписку или квиток. Проверьте, чтобы в документе были отражены следующие реквизиты:
Иные условия следует закрепить в договоре с контрагентом. |
|
Организации и ИП (как с наемными работниками, так и без работников), осуществляющие деятельность по:
|
|
|
Бизнесмены, применяющие патентную систему обложения (ИП на ПНС), имеющие в штате наемных сотрудников, осуществляющие деятельность в сфере:
|
Требовать фискальный чек или БСО неправомерно. Такие коммерсанты освобождены от онлайн-касс до 2021 года. Несмотря на послабления, придется потребовать от частника официальный документ-подтверждение — любой формуляр, отражающий обязательные реквизиты операции:
|
Расходование выручки: разрешенные операции
Выручка от реализации расходуется только на определенные цели. Если в кассу организации поступают деньги для оплаты третьим лицам, то эти суммы следуют в банк на расчетный счет.
|
№ |
Цель |
|---|---|
|
1 |
Выдача заработной платы и иных вознаграждений за труд наемных работников. |
|
2 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности, уходу за детьми и прочее. |
|
3 |
Оплата товаров, работ или услуг от контрагентов при условии покупки за наличный расчет. Ценные бумаги приобрести за наличные нельзя! |
|
4 |
Выдача авансов в подотчет (командировки, закупки, собственные нужды фирмы). |
|
5 |
Выдача возврата денег покупателю при условии отказа от товара, оплаченного ранее. |
|
6 |
Компенсация оплаты страховки сотрудникам, оплаченная за их счет. |
|
7 |
Выплата наличных в пользу платежного банковского агента или посредника (субагента). |
|
8 |
Личные нужны организации. |
Требования к кассовой дисциплине в 2024 году
| Требование | Описание |
|---|---|
| Контроль за денежными средствами | Бухгалтерия должна вести детальный учет каждого поступления и расхода денежных средств, а также вести контроль за балансом кассы. |
| Регистрация кассовых операций | Все кассовые операции должны быть оформлены в специальных кассовых ордерах с указанием даты, суммы, цели операции и подписями ответственных лиц. |
| Правильное ведение отчетности | Необходимо составлять сводный отчет о денежных средствах ежедневно, а также ежемесячно предоставлять подробную отчетность о кассовых операциях в управление финансовых контроля. |
| Соблюдение сроков и процедур | Операции с кассовыми средствами должны проводиться в установленные сроки и с соблюдением всех установленных процедур. В случае необходимости, требуется получение дополнительных разрешений. |
Соблюдение данных требований к кассовой дисциплине в 2024 году является обязательным для всех бюджетных учреждений. Это позволит укрепить финансовую дисциплину и повысить доверие со стороны государственных органов и общественности.
Автоматизация кассовых операций в бюджетном учреждении
В современных условиях развития информационных технологий крайне важно автоматизировать процессы, связанные с кассовыми операциями в бюджетных учреждениях. Такой подход позволит повысить эффективность и точность расчетов, сократить время на выполнение операций, а также минимизировать риск появления ошибок.
Одной из основных проблем, с которой сталкиваются кассиры, является необходимость ручного внесения данных о каждой операции в кассовый журнал. Это требует большого количества времени и увеличивает вероятность ошибок. Современные программные решения позволяют решить эту проблему. При использовании специальных кассовых программ все операции автоматически фиксируются, данные сохраняются в электронном виде, что позволяет значительно упростить работу кассира.
Кроме того, автоматизация кассовых операций позволяет осуществлять моментальный контроль за суммой денежных средств, находящихся в кассе. Современные программы позволяют автоматически пересчитывать остатки денежных средств при проведении каждой операции, что позволяет оперативно определить возникшие расхождения и своевременно принять меры по их устранению. Такой подход позволяет избежать финансовых потерь и обеспечивает финансовую безопасность бюджетного учреждения.