Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подсчет среднесписочной численности работников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Среднесписочная численность внешних совместителей, работников совместителей: как рассчитать?
Как было написано выше по тексту, внешние совместители не включаются в расчет в ССЧ всех работников предприятия, компании или организации. Но иногда важно подсчитать среднесп. числ-ть внешних совместителей или работников совместителей. Как это правильно сделать? Необходимо знать следующее:
- Совместители, принятые на временную работу, как и основные работники в любой компании, заключают с руководителями труд-соглашения.
- Они имеют те же гарантированные льготы и соцобеспечения по труду, что и все остальные рабочие.
- Такие работники числятся в штатном расписании двух компаний — на основном месте работы и фирме-подработке.
- Это вводит многих директоров в ступор — должны такие совместители числиться в отчете у обоих фирмах, или кто-то один из них должен их записывать в ССЧ.
Средняя числ-ть внешних совместителей записывается в графу 3 формы для налоговой инспекции. Расчет этого показателя производится так же, как числ-ть тех работников, которые трудятся на предприятии или в компании неполный рабочий день. Учет внешних совместителей выполняется прямо-пропорционально времени, которое они проработали. Подсчет выполняется так:
- Сначала считается сумма чел./дней: всего отработанных чел./час. в отчетном месяце нужно разделить на продолжительность рабочего дня.
- После этого рассчитывается средняя численность совместителей за отчетный месяц, в перерасчете на полную занятость. Для этого разделите фактически проработанные чел./дни на сумму раб. дней в месяце (отчетном).
Если были неявки по причине болезни, отпуска или другим причинам, тогда в показатель отработанных чел./час. включаются часы по трудовому дню, предыдущему этим.
Внешними совместителями называют сотрудников, которые состоят в численности работников одного предприятия, а выполняют трудовую деятельность по совместительству на другом, в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Работник отрабатывает неполный рабочий день, а половину, соответственно начисление по заработной плате составляет 0,5 ставки.
Внутренними совместителями называют работников, которые выполняют дополнительные функции в свободное от основной работы время за определенную плату.
В численности работников предприятия внешние отражаются согласно фактически отработанному времени, а внутренние — по должности основной деятельности.
Работники по договору ГПХ отражаются в численности организации в полной мере, даже если они заняты на нескольких предприятиях в одном и том же отчетном периоде. В данном случае руководство организации отражает в приказе о приеме на работу группу учета данного сотрудника.
Следовательно, совместители и работники по договору ГПХ не учитываются в численности работников на определенном предприятии. Именно поэтому рассчитывается среднесписочная и списочная численность сотрудников с учетом данных категорий.
Учет работников неполного дня
Учет работников с неполным рабочим днем отражается в ССЧ как 0,5 ставки за день. В конце месяца подсчитывается фактически отработанное время, в соответствии с пропорцией определяется среднесписочная численность. Сотрудник имеет право на неполный рабочий день на основании трудового договора, распоряжения руководящего состава, внутреннего распорядка предприятия либо собственного письменного согласия на неполную рабочую ставку.
Исключением являются инвалиды, которые отрабатывают сокращенный рабочий день в соответствии с законодательством, но исчисляются как целая единица отработанного времени.
Для вычисления списочной категории работающих исчисляется сумма отработанных часов за один календарный день, далее производится вычисление суммы часов за месяц, включая праздничные и больничные.
Затем данная сумма суммируется с итогом численности по сотрудникам, которые отработали целую единицу времени, и в соответствии с формулой вычисления определяем ССЧ.
СЧР рассчитывают на основе каждодневного учета количества сотрудников. Численность по спискам должна соответствовать данным табелей рабочего времени форм Т-12 и Т-13.
В численность входят принятые по договору сотрудники, включая получающих зарплату учредителей. Длительность соглашения не играет роли. Учитываются и лица, проработавшие всего один день. В расчет берут как появившихся на работе, так и отсутствующих по определенным причинам работников.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)
Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Важное значение для определения СЧР имеют кадровые документы: приказы о приеме сотрудников, переводе, увольнении, командировке и т. д. Нужные сведения могут содержаться в личной карте работника, расчетной ведомости, других первичных документах.
Человека, трудящегося как по трудовому, так и по гражданско-правовому соглашению, учитывают как одного сотрудника.
Чтобы не допускать неточностей при составлении формы, можно посмотреть образец ее заполнения на сайте ФНС или других интернет-ресурсах.
Что не входит в расчет среднесписочной численности за год
Расчет среднесписочной численности работников
Каждый год, не позднее 20 января, ООО и ИП должны сдавать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. При этом предприниматели отчитываются только в том случае, если у них в штате есть нанятые сотрудники. Юридические лица подают сведения в Росстат вне зависимости от того, если у них работники в штате или нет. Кроме того, не позднее 20 числа того месяца, который следует за месяцем создания и открытия организации, эти данные должны быть поданы.
Бланк отчёта довольно простой, его утвердил Росстат, ничего выдумывать не нужно. В нём только указываются сведения о средней численности работников за предыдущий год. Но заполняться этот бланк должен в соответствии с требованиями того же Росстата.
Сначала нужно понять, что же входит в состав списочной численности работников. В списочный состав включаются:
- фактически явившиеся, в том числе и в дни простоя;
- находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата;
- не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
- находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком;
- находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет);
- получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени;
- принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников;
- не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей;
- принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки;
- надомники;
- принятые с испытательным сроком;
- сотрудники, имеющие специальные звания;
- повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата;
- направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата;
- студенты на практике, если они зачислены на рабочие места;
- находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью;
- обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка;
- иные сотрудники, согласно инструкции Росстата.
Не включаются в списочную численность:
- внешние совместители;
- принятые по договорам ГПХ;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации;
- переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется;
- направленные за границу;
- собственники организаций, не получающие зарплату;
- индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор;
- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией;
- направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя;
- принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы;
- привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы).
Для того чтобы правильно подсчитать среднесписочную численность сотрудников, необходимо каждый день вести табель учёта. Используют 2 формы этого документа:
- Т-12;
- Т-13 для предприятий, на которых установлены автоматические турникеты для учёта входа и выхода сотрудников.
Пример расчета среднесписочной численности
Чтобы точно понять, как рассчитывается среднесписочная численность работников, необходимо привести наглядный пример.
На конец декабря среднесписочная численность сотрудников ООО «Ромашка» была 27 человек. После праздников, 11 января, на работу было принято ещё 9 человек, но при этом в конце января (30.01) уволилось 6.
Расчёт:
- с 01.01. по 10.01 – 27 человек
- с 11.01 по 29.01 – 36 сотрудников
- с 30.01 по 31.01 – 30 работников
Считаем:
- (10 * 27) + (19 * 36) + (2 * 30) = 1 014
- 1 014 / 31 = 32, 7
Так как получилось нецелое число, его необходимо округлить. После запятой стоит цифра больше 5. Следовательно, нужно округлить в большую сторону. Получается, что среднесписочная численность сотрудников на конец января составляет 33 человека.
Другой пример. Фирма ООО «Лютик» зарегистрировалась 10 марта. Сразу же по договору было принято на работу 17 человек. До конца марта их состав не менялся.
Расчёт:
- 22 * 17 = 374
- 374 / 31 = 12, 1. По правилам округления получается, что в марте среднесписочная численность составила 12 работников Чтобы подсчитать СПЧ по итогам года, необходимо сложить все показатели за каждый месяц, а потом разделить на 12.
Пример:
- СЧР за 1 квартал – 44 человека
- СЧР за 2 квартал – 42 человека
- СЧР за квартал – 45 человек
- СЧР за 4 квартал – 41 человек
Расчёт СЧР за год:
- (44*3) + (42*3) + (45*3) + (41*3) = 516
- 516 / 12 = 43 сотрудника
Сделаем расчёт СЧР за неполный год работы. Вводные данные следующие:
- август – 270
- сентябрь – 287
- октябрь – 284
- ноябрь – 269
- декабрь – 274
Считаем: (270 + 287 + 284 + 269 + 274) / 12 = 115, 3. После округления получается, что средний показатель равен 115 человек.
Чтобы рассчитать СЧР по тем сотрудникам, которые работают неполное рабочее время, нужно:
- рассчитать количество человек-часов по всем работникам, которые имеют неполное рабочее время;
- рассчитать среднюю продолжительность рабочего дня;
- произвести расчёт СЧР.
Необходимо привести пример. В ООО «Неон» один работник работает 6 часов в день, а второй – 5 часов в день. В июне 2018 года был 21 рабочий день. Продолжительность рабочей недели 40 часов (8 * 5). Делаем расчёт:
- 6 * 21 = 126 часов отработал один работник
- 5 * 21 = 105 часов отработал второй работник
- 231 час они отработали вдвоём в июне
- 231 / 8 = 28, 8 – количество человека – дней
- 28, 8 / 21 = 1, 4. Согласно правилам округления получается 1.