Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.
1. Выбирайте модель ФН исходя из своей системы налогообложения и особенностей работы:
— Предприниматели на общей системе налогообложения, если торгуют: должны использовать ФН на 13/15 месяцев. Он прослужит 15 месяцев.
— Предприниматели на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН) и те, кто оказывает услуги: должны использовать ФН на 36 месяцев. Он прослужит 36 месяцев.
— Предприниматели, которые работают сезонно на спецрежимах: могут использовать ФН на 13/15 месяцев или 36 месяцев. Обе модели прослужат максимально возможный срок.
— Предприниматели, которые работают на спецрежиме и торгуют подакцизными товарами: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
— Предприниматели, которые работают автономно (касса не передает данные в ОФД): могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
— Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней.
2. ФН на 36 месяцев проработает все 36 только в кассах спецрежимников и тех, кто оказывает услуги. Если касса автономная, накопитель прослужит только 18 месяцев.
3. Все модели ФН подходят для всех моделей касс — покупайте любой, который подходит под вашу систему налогообложения и специфику работы.
4. Если передаете в налоговую документы формата ФФД 1.0, до 1 января 2019 года перейдите на ФФД 1.05. Для этого обновите прошивку кассы. Еще по закону нужно заменить ФН на новый, но не спешите это делать: в правительстве обсуждают переход на ФФД без замены накопителя.
5. Если вы покупаете новую кассу, уточните у продавца, входит ли в комплект фискальный накопитель. Если да — какой именно: модель и срок работы.
6. Если вы спецрежимник, но пользуетесь ФН на 13 месяцев, постановите внутри компании, что работаете сезонно — это поможет избежать штрафа за неправильную модель ФН. Спустя 13 месяцев покупайте ФН на 36 месяцев, как требует закон.
Какой ФН обязан купить ИП на УСН
Для «упрощенцев», предпринимателей на патенте или ЕСХН действует общее правило — использовать накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев. Но есть исключения. Какой ФН обязан купить ИП на УСН, если он продает подакцизные товары, работает посезонно или использует ККТ в автономном режиме? Выбор не ограничен. Если предприниматель считает нужным, может выбрать модель на 15 мес.
Рассмотрим, какой ФН нужен предпринимателю на УСН при маркировке товаров. Если ИП продает обувь, одежду и другую продукцию с кодами Data Matrix, нужно использовать модель «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» (информация актуальна на январь 2022 г., реестр ФН может расшириться). В этом случае также действуют исключения — они касаются тех, кто занят сезонным бизнесом и применяет ККТ в автономном режиме. Не забудьте подключить ФФД 1.2, если ваша деятельность не связана с торговлей ювелирными украшениями, алкоголем и меховыми изделиями.
Когда у фискального накопителя истекает срок службы, его необходимо заменить на новый. Сохранившиеся в нем данные должны быть переданы в ФНС (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ) в течение 60 календарных дней. Старый ФН нельзя выбрасывать — его необходимо хранить в течение 5 лет после окончания эксплуатации (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).
Возможные проблемы с фискальным накопителем
Если возникают проблемы с фискальным накопителем, онлайн-касса уведомляет об этом пользователя. На экране появляется ошибка с соответствующим кодом и работать больше не получается.
Рассмотрим, какие проблемы встречаются чаще всего, и как их решить.
| Код |
Причина ошибки |
Способ исправления |
| 210 | Нарушение подключения контактного шлейфа. | Проверить целостность шлейфа, его подключение к интерфейсу, интернет-соединение |
| 211 | Ошибка формата передачи ФН | |
| 212 | Неверное состояние накопителя (в большинстве случаев по причине отсутствия регистрации в ФНС) | Зарегистрировать ККТ с ФН в налоговой |
| 213 | Неисправимая ошибка ФН | Заменить накопитель |
| 214 | Ошибка контрольной суммы ФН | |
| 215 | Закончен срок эксплуатации ФН | |
| 216 | Архив ФН переполнен | |
| 217 | В ФН переданы неверная дата и время | Проверить время на онлайн-кассе и при необходимости выставить верное |
| 218 | В ФН нет запрошенных данных | Указать правильные данные |
| 225 | Неверный номер чипа | В онлайн-кассе введен неверный номер чипа, сравнить его с идентификатором на корпусе ФН и при указать верный |
| 232 | Документ содержит слишком большой объем данных | Разбить чек на два или несколько |
| 235 | Исчерпан ресурс хранения накопителя | Подключить онлайн-кассу к интернет-сети для отправки фискальных документов |
| 236 | Сообщение от ОФД не может быть принято ФН | Проверить параметры ОФД, введенные в ККТ. |
| 237 | В ФН есть неотправленные фискальные документы | Подключить кассу к сети для отправки фискальных документов |
При выборе фискального накопителя обратите внимание на его маркировку: ФН-1 и ФН-1.1 — это и есть модель устройства. Модель фискального накопителя формирует разные виды кассовых чеков и используется в разных сферах бизнеса. В данный момент опубликованы три формата кассовых чеков (форматы фискальных документов или ФФД): 1.0. 1.05, 1.1. Налоговая служба анонсировала скорый переход на единый формат документации, которым станет 1.1.
Модель фискального накопителя ФН-1 можно использовать только с форматами 1.0 и 1.05, в то время как ФН-1.1 подходит для всех форматов. На формирование кассовых документов напрямую влияет модель фискального накопителя, а также программное обеспечение, установленное на контрольно-кассовую технику.
Предпринимателям, которые используют в работе модель ФН-1 на кассовых аппаратах с устаревшей прошивкой и передают фискальные документы в формате 1.0, до 1 января 2019 года нужно обновить программное обеспечение и прошивку ККТ и перейти на формат 1.05. Однако если ваша онлайн-касса работает с форматами 1.05 или 1.1, то менять ничего не нужно.
В продаже можно встретить еще одну модель фискального накопителя с маркировкой МГМ-ФН-1. Этот ФН является тестовым устройством, не предназначенным для эксплуатации. Модель используют разработчики программ для кассовых аппаратов для настройки и тестирования работы с использованием тестового оператора фискальных данных. МГМ-ФН-1 не формирует кассовые чеки и не передает данные в налоговую, поэтому для реальной работы не годится.
С каким сроком службы выбирать фискальный накопитель
Выбор фискального накопителя по критерию срока его службы зависит от применяемой пользователем ККТ системы налогообложения.
Накопитель, приспособленный к работе в течение 36 месяцев, должны применять пользователи, работающие на какой-либо из специальных систем налогообложения — УСН (в любой разновидности — «доходы» или «доходы минус расходы», ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При этом, указанным хозяйствующим субъектам необязательно применять накопители с указанным сроком службы, если:
- они осуществляют продажу подакцизных товаров;
- ведут сезонную торговлю;
- совмещают спецрежим и ОСН (тогда, когда это возможно);
- используют онлайн-кассу в режиме, не предусматривающем связи с ОФД.
Остальные хозяйствующие субъекты — то есть, плательщики на ОСН, могут выбрать совершенно любой накопитель — на 13, 15, 18 или 36 месяцев.
Основная причина нежелания многих владельцев бизнеса покупать накопитель на 36 месяцев — его стоимость. Она составляет порядка 11 тыс. рублей. Для сравнения — устройство со сроком службы, составляющим 13 месяцев, обойдется в 7,5 тыс., почти в полтора раза дешевле.
При этом, многие пользователи ККТ, которым законом позволено покупать любой накопитель, считают, что лучше приобрести устройство на 36 месяцев по принципу «дольше проработает» (на первый взгляд логично — лучше отдать 11 тысяч и пользоваться устройством 3 года, чем трижды по 7,5 тысяч за накопитель со сроком службы 13 месяцев). Этот подход не всегда оправдан.
Функции фискального накопителя
Основная функция фискального накопителя – представление и онлайн передача чековых сведений о каждой продаже в удобном и требуемом для ОФД виде.
Долгосрочная энергонезависимая память накопителя и принцип шифрования данных поможет избежать проблем, вызванных перебоями Интернет-соединения. Даже отсутствие сети даже на время в один месяц не усложнит всерьёз отношения владельца кассы и налоговой.
Как выбрать фискальный накопитель
Как правило, предприниматель может сам выбрать, какой фискальный накопитель использовать. Так, предприниматели могут выбрать фискальные накопители на 36 месяцев. Но здесь стоит быть внимательным: такая покупка не всегда выгодная. Например, для бара, где продаётся крепкий алкоголь, срок действия фискального накопителя в любом случае составит не более 13 месяцев.
Приобрести фискальный накопитель на 36 месяцев будет невыгодно:
при продаже подакцизных товаров: алкоголя, сигарет, технических моторных масел (срок работы ФН в таких случаях — 13 месяцев),
при работе кассы в автономном режиме без отправки чеков в налоговую — это разрешается только тем, кто работает в отдалённых от сетей связи местности (срок работы ФН — до 15 месяцев).
при пробитии от 200 чеков ежедневно: у фискального накопителя — ограниченная память, примерно до
Разновидности устройств
На сегодняшний день выбор невелик. Есть 2 типа чипов. Отличаются между собой они только одним показателем – сроком службы. Первый вариант – 15 месяцев, второй – 36. Выбор зависит от характеристик бизнеса.
Малый объем допустим в определенных случаях. К ним относятся:
- ведение сезонного бизнеса;
- продажа товаров, которые облагаются акцизами (алкоголь, сигареты и так далее);
- работа по Общей системе налогообложения;
- осуществление коммерческой деятельности в труднодоступных местах.
Последний пункт обусловлен тем, что для функционирования кассового аппарата требуется связь, которой может не быть в отдаленных регионах.
Приобрести электронный накопитель фискальных данных со сроком службы в 36 месяцев придется таким категориям бизнеса:
- оказывающим населению услуги;
- находящимся в «нестандартных» условиях по налогам: УСН, ПСН или ЕСХН.
Для наглядности снова приведем пример. Представим, что у нас есть кофейня. При выборе ФН, прежде всего, надо учитывать, по какой именно схеме владелец платит отчисления государству. Поскольку наше предприятие взаимодействует с физическими лицами (ФЗ), то использоваться будет Упрощенная или Патентная система налогообложения. Это регулируется Налоговым Кодексом Российской Федерации. Следовательно, руководству необходимо приобрести накопитель для кассового аппарата, который будет работать 36 месяцев. Исключение может составить один из пунктов, которые будут служить основанием для использования первой категории.
Кроме типа организации, учитывать необходимо соответствие чипа реестру, который был составлен ФНС. Проверить совпадения можно на официальном сайте службы.
Можно ли обойти законодательство
Многие владельцы бизнеса задумываются о том, есть ли в российском праве лазейки, которые позволят избежать всего перечисленного выше. Увы, но прочитав, что это такое ФН в кассовом чеке, можно убедиться, что без него организация работать не сможет. После первой же проверки владелец будет вынужден платить штрафы. Суммы немалые – до 10 тысяч рублей.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что намного выгоднее соблюдать правила. Важно, чтобы КТТ не только была оснащена накопителем. Он должен также соответствовать типу бизнеса и виду налогового учета. Следует регулярно проверять уведомления в Личном кабинете и своевременно обновлять оборудование, чтобы избежать санкций за просрочку. Поэтому, отвечая на вопрос, что такое фискальный накопитель (ФН) в кассовом аппарате, и зачем он нужен, можно дать однозначный ответ, что это элемент, к которому стоит относиться со всей серьезностью.
Какие виды ФН существуют и как правильно выбрать?
На сегодняшний день есть два вида фискальных накопителей, отличающихся друг от друга сроком действия: 15 и 36 месяцев. Выбор будет зависеть от того, какой режим налогообложения использует предприниматель и от специфики его деятельности. Фискальный накопитель сроком действия не менее 15 месяцев могут использовать ООО и ИП, если:
-
их деятельность характеризуется сезонностью работ;
-
они продают подакцизные товары;
-
используется ОСНО или с ОСНО совмещен свой режим налогообложения;
-
бизнес ведется в отдаленных от средств связи местностях, т. е. касса работает в автономном режиме.
Возможные проблемы при эксплуатации и их устранение
Если с накопителем будут какие-то проблемы, то кассир увидит на экране код ошибки.
Рассмотрим основные проблемы, которые часто встречаются:
- Ошибка № 212 (неверное состояние ФН). Для решения проблемы стоит зарегистрировать устройство в налоговой.
- Ошибки № 213-216 (ошибка неисправимая, контрольной суммы, окончание срока службы, память архива переполнена). Эти ошибки можно исправить только заменой ФН на новый.
- Ошибка № 232 (слишком большой документ). В таком случае просто разбейте один большой чек на несколько.
- Ошибка № 235 (закончился ресурс хранения). При таком коде ошибки следует подключить онлайн-кассу к интернету для передачи данных.
Главное – если использовать ФН, который выдает ошибку, предприниматель не сможет выдать чек. А это уже грозит серьезным штрафом по линии ФНС.
Сколько стоит фискальный накопитель для онлайн-кассы и где его купить?
Купить фискальный накопитель для онлайн-кассы не составит труда. Существует несколько возможных вариантов:
Вариант №1
Покупка устройства в комплекте с онлайн-кассой.
Вариант №2
Покупка ФН непосредственно у компании-производителя или у её официального представителя в регионе.
Вариант №3
Приобретение устройства у оператора фискальных данных.
Что касается сроков приобретения ФН – с покупкой лучше не затягивать. Дело в том, что самый пик продаж фискальных накопителей приходится на даты, когда до установленных законодательством сроков перехода на новую кассовую технику остаются считанные дни. Связанно это с тем, что россияне любят откладывать задачи на потом. В итоге, к моменту наступления конечной даты искусственным образом создается дефицит товара.
Подобная ситуация произошла в 2017 году, когда по стране прошла первая волна перехода предпринимателей на использование новой кассовой техники. Производители просто не были готовы к такому уровню спроса. В итоге некоторым предпринимателям пришлось дожидаться своей очереди несколько месяцев.
Несмотря на то, что в 2017 году налоговая инспекция пошла навстречу предпринимателям и не штрафовала тех, кто все ещё стоял в очереди за техникой, лучше все же не откладывать покупку на последний момент.
Стоимость фискального накопителя для онлайн-кассы зависит от срока действия устройства. В среднем на ФН вы потратите от 5 000 до 15 000 руб. (выделить текст: добавить плашку/подложку)
Здесь снова стоит сказать о дате покупки. Чем раньше вы приобретете ФН, тем выгоднее будет для вас покупка. Ведь со спросом всегда растет и стоимость товара.
Ответ на вопрос, сколько стоит фискальный накопитель для онлайн-кассы, во многом зависит от того, насколько предприниматель «затянет» приобретение устройства.
Кассы с фискальными накопителями заменили устаревшие ЭКЛЗ-модели. Многие задают вопрос, в чем разница между онлайн-кассами с ФН и без ФН. В старых ККМ все данные записывались на ленту, которую в конце налогового года предприниматели отвозили ФНС. Это доставляло ряд неудобств как налоговым органам, так и владельцам. Кроме того, на ленте не сохранялись сведения о категории товара. С конца 2021 года на новые кассовые аппараты, оснащенные современными чипами, должны перейти абсолютно все юр.лица и ИП. Владельцам больше не придется отвозить ленту в ФНС, а государство сможет оперативно отслеживать изменение цен в разных сферах торговли и регионах. Онлайн-касса с фискальным накопителем выполняет следующие задачи:
- формирует чек;
- отправляет электронную версию документа на телефонный номер или электронную почту покупателя (если покупка совершена через интернет);
- печатает на бумажном чеке QR-код, который можно считать с помощью смартфона.
Таким образом, фискальный накопитель — это чип, на который записываются данные о каждой продаже. Данные передаются оператору, он их проверяет, а затем отправляет в налоговую. После этого ОФД отправляет электронный чек клиенту. В процессе вся информация шифруется криптографическим микроконтроллером.
Не знаете, какую кассу купить?
В настоящее время существует большой выбор кассовых аппаратов. И порой потребителю, не разбирающемся в кассовой технике очень трудно остановить свой выбор на том или ином аппарате. Все кассы входят в реестр налоговой, соответствуют 54-ФЗ и все они могут передавать данные через интернет.
Специально для надвигающейся волны перехода на онлайн кассы всем, кто получал отсрочку до 2019 года, мы подготовили обзор кассовых аппаратов.
Все кассовые аппараты можно условно разделить на 3 типа:
- 1. Аппараты с минимальным набором функций и небольшим объемом памяти хранимых артикулов
- 2. Кассовые терминалы с расширенным функционалом и возможностью подключения к облачным сервисам
- 3. Фискальные регистраторы для подключения к компьютеру с товароучетной системой
Что будет, если использовать неправильный ФН
Если вы на спецрежиме или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете пользоваться им до окончания срока действия. Вообще за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: накопитель на 36 месяцев не обязаны использовать организации с сезонным характером работы. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет толкование термина на усмотрение предпринимателя. Это значит, чтобы избежать штрафа за неправильный накопитель, спецрежимникам достаточно утвердить внутри организации сезонный характер работы.
Ответственность за нарушения правил работы с кассой определяет КоАП РФ, Статья 14.5
Типы ККТ и их стоимость
Действительно, считается, что онлайн-касса — в принципе дорогое устройство (и именно этим отчасти объясняется стремление многих предпринимателей избежать или хотя бы отложить их установку). Но, как и в большинстве других сегментов цифровой техники, онлайн-кассы могут быть классифицированы на разные группы по стоимости моделей — во многих случаях коррелирующей с типичными для конкретной группы характеристиками устройства (особенно, в части базовых технологических принципов их работы и форм-фактора).
Конечно, такое деление условно (хотя бы в силу невозможности объективно отнести те или иные модели ККТ к определенной группе — как по стоимости, так и по характеристикам). И любые критерии, применимые при классификации онлайн-касс, будут в любом случае не бесспорны.