Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на смену фамилии после замужества — образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование предприятия-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага носит внутренний характер. Далее присваиваем распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Второй шаг – мотивировка. Здесь необходимо обозначить имеющиеся основания и обоснование. Ссылаемся на полученное заявление, копию паспорта и свидетельство о браке.
Третий шаг – утверждение распоряжений. С красной строки пишется слово «приказываю» и по пунктам перечисляются следующие моменты:
- изменить фамилию сотрудника во всех документах. Нет необходимости оставлять полный перечень, так как кадровик знаком с процедурой;
- подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Эти обязанности может взять на себя руководитель лично.
В какие документы вносятся изменения
Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:
- В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
- В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
- В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию… на фамилию… . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
- В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).
Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.
Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.
Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.
Оформление смены фамилии
Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.
Недопустимо начинать процедуру изменения до получения работником паспорта с новой фамилией, а также других подтверждающих документов.
Сама процедура состоит из следующих этапов:
- Приём заявления от работника с предоставлением документов.
- Составление приказа о смене фамилии.
- Внесение изменений в необходимые документы.
Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.
Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.
Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.
Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.
Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:
- название предприятия;
- название самого документа;
- дата и место составления;
- краткое описание приказа;
- преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
- распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
- подпись и Ф. И. О. руководителя;
- подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.
Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.
Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.
Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.
Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:
- В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
- В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
- В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию… на фамилию… . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
- В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).
Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.
Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.
Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.
Какие документы необходимо менять после свадьбы
Замена документов после регистрации брака обычно проходит следующим образом. Вы пишете заявление на обмен, собираете необходимые для этого бумаги и подаете их в определенное учреждение. Оно забирает ваш старый документ, оформляет новый, и через некоторое время выдает его вам. Рассмотрим этот процесс подробнее для каждого документа.
- Паспорт, подлежащий замене;
- Свидетельство о браке;
- Заявление на замену паспорта (форму заявления можно увидеть здесь);
- Две фотографии 37х47 мм (цветные или черно-белые);
- Квитанция об оплате государственной пошлины при смене фамилии (на данный момент пошлина составляет 200 рублей, оплатить ее вы можете в отделении Сбербанка).
Смена фамилии в паспорте по собственному желанию
Сменить фамилию в паспорте по собственному желанию необходимо в порядке государственной регистрации. Процедура описана в . Заявление должно быть рассмотрено в месячный срок после подачи.
По уважительным причинам (например, когда невозможно вовремя получить копии документов и т.д.) срок может быть продлен не более чем до двух месяцев. Такое решение должно быть принято руководителем местного загса.
Если прежние документы, на основании которых должна меняться фамилия, утеряны, то все записи должны быть восстановлены.
Когда сотрудниками загса выявлены несоответствия информации в предоставленных документах записям, хранящимся в загсе, то такие неточности должны быть устранены. На это время срок рассмотрения заявления приостанавливается.
Сроки замены паспорта и размер госпошлины
Сроки рассмотрения заявления, конкретно установлены Законом и составляют один месяц. По прошествии этого времени, ЗАГС обязан выдать подателю прошения надлежащий документ.
С недавних пор этому процессу уделяют больше внимания, и получить разрешительный документ, с внесёнными новыми сведениями, можно через пару недель.
Быстрее всего обрабатывают прошения, подающиеся по месту рождения заявляемого. Допускается, по определённым причинам, рассматривать два месяца.
Важно!
Осуществляя мероприятие по смене фамилии, надо оплатить государственную пошлину стоимостью в 1600 рублей.
Заявление сотрудника о внесении изменений в учетные документы связи со сменой фамилии
Приказ составляется на фирменном бланке организации. Он обязательно должен содержать:
- Реквизиты и наименование компании;
- Название документа;
- Порядковый номер;
- Дату и место составления;
- После чего указывается суть документа, в связи, с чем его составили — смена фамилии сотрудника;
- Основания;
- ФИО работника, чья фамилия меняется;
- Должность, подразделение;
- Список документации, подлежащие корректировке в связи со сменой фамилии;
- Дата, окончательного внесения изменений в отношении фамилии работника;
- Также в документе необходимо обозначить, что работник обязан заняться самостоятельно внесением новых данных в ИНН, СНИЛС, банковских реквизитах.
- Указывается сотрудник, который обязан контролировать весь процесс и ознакомить с приказом работника, сменившего фамилию.
- В конце подписывается руководитель;
- Сотрудник, сменивший фамилию;
- Сотрудник, обязанный вести контроль.
Если сменил фамилию работник, контактирующий с контрагентами, их необходимо об этом уведомить.
Сроки замены анкетных данных
Нужно учитывать, что конкретные сроки внесения изменений анкетных данных зависят от выбранной заявителем процедуры подачи документов. В первую очередь рассмотрим, сколько это займет времени при обращении в общем порядке. Определить, сколько дней делается паспорт, поможет п. 16 постановления Правительства РФ № 828 от 08.07.97.
При подаче документов:
- в паспортный стол по месту жительства процедура займет не более 10 дней;
- в паспортный стол не по месту жительства процедура займет не более 30 дней;
- через портал Госуслуги сроки изготовления составят 10 дней с момента личного обращения;
- через должностных лиц многофункциональных центров сроки смены паспорта составят 10 дней плюс 3 дня для передачи документов в ГУВМ.
Обратим внимание, что согласно п. 39 Административного регламента, утвержденного приказом МВД № 1105 от 28.12.06, если в течение 10 дней, предусмотренных для замены паспорта, не удается установить личность обратившегося, наличие у него гражданства или иных данных, руководитель подразделения вправе продлить 10-дневный срок до двух месяцев.
Таким образом, конкретный период, за какое время меняется паспорт, будет зависеть от субъективных аспектов конкретной ситуации. Но в любом случае дольше двух месяцев данная процедура длиться не будет.
В первую очередь после замужества вы должны поменять паспорт гражданина РФ. Сделать это необходимо в течение 30 дней после официальной регистрации вашего брака в органах ЗАГС. Многие пары уезжают отдыхать в ближайшие дни после свадьбы, так вот советуем заняться сменой российского паспорта сразу по возвращению, не откладывая дело в долгий ящик.
К слову, административный штраф за проживание на территории РФ с недействительным паспортом на 2014 год составляет 3000-5000 рублей для жителей Москвы и Санкт-Петербурга и 2000-3000 рублей для всех остальных граждан страны. А недействительным ваш документ становится не через 30 дней, а сразу после проставления в нем печати о заключении брака, если вы решили взять фамилию мужа.
Для упрощения подачи информации стоимость и сроки замены документов приведены в таблице
|
Документ |
Размер государственной пошлины |
Срок |
|
Паспорт гражданина РФ |
300 рублей |
30 дней со дня регистрации брака |
|
Загранпаспорт |
2000 рублей за документ старого образца; 3500 рублей за документ нового образца |
Не регламентируется |
|
СНИЛС |
Не предусмотрена |
4 недели |
|
ИНН |
Не предусмотрена |
10 дней |
|
Полис ОМС |
Не предусмотрена |
30 дней |
|
Водительское удостоверение |
2000 рублей |
В день обращения |
Требуем заявление и подтверждающие документы
Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:
- Заявление сотрудницы.
- Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.
Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.
На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.
В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:
- паспорт;
- свидетельство о заключении брака.
Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная процедура оформления — не более чем рекомендация.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
— в трудовую книжку;
— в книгу учета движения трудовых книжек;
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
— свидетельство о заключении брака,
— паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Генеральному директору ООО «Ламбада»
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
24.03.2020 Астахова С.С. Астахова
Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.
Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах.
При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).
Приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта. Поэтому вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Процедура внесения правок в документы.
1. Изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.
Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор.
Поэтому ради удобства можно составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года
г. Москва 04.04.2008
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.
2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:
паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2020 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Начальник
ООО «Ламбада» отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.
3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.
4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению».
Согласно п. 14 постановления Правительства РФ № 828 от 08.07.97, граждане имеют несколько вариантов, куда обратиться, чтобы сменить фамилию в паспорте по собственному желанию.
Данное постановление позволяет подавать заявления и документы через территориальные органы МВД, называемые в простонародье паспортными столами, через многофункциональные центры или в электронной форме – через портал Госуслуги.
Однако, в конечном счете замену документа, удостоверяющего личность, все равно осуществляет подразделение МВД – Главное управление по вопросам миграции. Каждый из вариантов подачи имеет свои особенности, поэтому рассмотрим их по отдельности.